Setelah melaksanakan apel pagi (Senin, 22/08/2022), pimpinan BBPMP Provinsi Sumatera Barat mengadakan rapat dinas dengan seluruh pegawai ASN dan PPNPN di lingkungan BBPMP Provinsi Sumbar bertempat di aula Engku Syafei BBPMP. Tujuan pertemuan sebagaimana disampaikan Kabag Umum Drs. Irsad Sakti, SE saat memberikan kata pengantar sebelum penyampaian materi rapat oleh Kepala BBPMP Drs. Mulyatsyah, MM. adalah untuk menyosialisasikan Surat Keputusan Kepala BBPMP Provinsi Sumbar tentang Struktur dan Tata Kelola Tugas dan Fungsi pada Bagian Umum dan Pokja (Kelompok Kerja) di BBPMP Provinsi Sumbar tahun 2022. Menurut Kabag Umum kegiatan sosialisasi ini sebenarnya sudah direncanakan untuk dilaksanakan pada minggu sebelumnya namun karena ada 4 kegiatan kantor yang sedang berjalan pada hari tersebut sehingga dirasa tidak efektif, maka baru terealisasi pada hari ini.
Lebih lanjut Kabag Umum mengutip yang disampaikan Dirjen Paud Dikdasmen Kemdikbud Ristek bahwa untuk pelaksanaan tugas dan fungsi di BBPMP dan BPMP dilakukan melalui pembentukan pokja. Pokja yang dibentuk di BBPMP Provinsi Sumbar dikembangkan sendiri sesuai ketentuan dan dengan memperhatikan rambu-rambu yang sudah diberikan Ditjen Paud Dikdasmen.
Kepala BBPMP Drs. Mulyatsyah, MM. menyebutkan bahwa pembentukan pokja ini bukanlah sesuatu yang fenomenal dan revolusioner serta bukan juga maunya kepala tapi merupakan kebutuhan organisasi dalam melaksanakan tugas-tugas yang diemban. Perubahan ini seiring juga dengan perubahan struktur dan posisi personil yang sedang berlangsung mulai dari tingkat Pusat sampai ke daerah. Setelah ini akan ada etape-etape berikutnya yang pada ujungnya akan dilakukan reposisi personil antar UPT (Kemdikbud Ristek). Selanjutnya, perubahan posisi/penempatan kerja ini menurut beliau adalah dinamika yang biasa saja dan malah akan memberi pengalaman yang luar biasa dimana kita bisa berinteraksi dan beradaptasi dengan lingkungan/posisi yang baru yang nantinya akan berguna bagi kita.
Ada 6 pokja yang dibentuk dimana dalam pelaksanaan tugasnya dikoordinir oleh seorang koordinator, sebagian pokja dibagi lagi dalam beberapa sub-pokja yang dikoordinir oleh sub-koordinator. Masing-masing koordinator/sub-koordinator berasal dari fungsional widyaprada dan staf yang ditugaskan. Keenam pokja tersebut adalah Pokja Data, Perencanaan dan Sistem Penjaminan Mutu, Pokja Inovasi Transformasi Tata Kelola Pembelajaran dan Peningkatan Mutu, Pokja Komunikasi dan Kemitraan Pemberdayaan Daerah, Pokja Sinkronisasi Program Antar UPT Kemdikbud ke Pemda, Pokja Reformasi Birokrasi SDM dan Kelembagaan ZI WBK/WBBM, dan Pokja Layanan Publikasi Kebijakan Strategis.
Selain pembentukan pokja, struktur pada Bagian Umum mengalami sedikit perubahan sebagaimana tercantum dalam SK Kepala BBPMP Provinsi Sumbar yang disosialisasikan dalam rapat. Ada 3 sub-bagian yang berada di bawah Bagian Umum yang masing-masing pelaksanaan tugasnya dikoordinir oleh sub-koordinator yaitu Sub-Koordinator Anggaran dan Keuangan, Sub-Koordinator Tata Laksana dan Tata Usaha, dan Sub-Koordinator Kepegawaian dan Rumah Tangga.